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¿Qué es gestión documental?
Gestión documental se refiere al conjunto de prácticas y procesos que permiten organizar, controlar y administrar los documentos y registros de una organización. Estos documentos pueden ser de diversa índole, como contratos, facturas, informes, correos electrónicos, entre otros.
¿Para qué sirve gestión documental?
Gestión documental sirve para optimizar la gestión de la información de una empresa, permitiendo una mayor eficiencia en la toma de decisiones y en la gestión de procesos. Además, permite reducir el riesgo de pérdida o extravío de documentos importantes, así como mejorar la seguridad de la información y cumplir con requisitos legales y normativos.
Importancia de la gestión documental para las empresas
La gestión documental es fundamental para las empresas porque les permite tener un mayor control sobre la información que manejan. Esto se traduce en beneficios tales como:
- Mayor eficiencia en los procesos: al contar con una gestión documental adecuada, se puede acceder a la información de manera más rápida y eficiente, lo que facilita la toma de decisiones y la ejecución de procesos.
- Reducción de costos: una buena gestión documental permite reducir costos asociados a la búsqueda de información, el almacenamiento y la eliminación de documentos innecesarios.
- Cumplimiento de normativas: muchas empresas están sujetas a normativas y regulaciones que establecen requisitos específicos para la gestión de documentos. Una gestión documental adecuada ayuda a cumplir con estos requisitos y evita posibles sanciones o multas.
Ventajas de gestión documental
Entre las ventajas más destacadas de gestión documental se encuentran:
- Mejora en la eficiencia de los procesos empresariales.
- Mayor seguridad de la información y reducción del riesgo de pérdida o extravío de documentos importantes.
- Cumplimiento de normativas y requisitos legales.
- Reducción de costos asociados a la gestión de documentos.
- Facilita la colaboración y el trabajo en equipo al permitir el acceso a la información de manera centralizada y controlada.
